Immer mehr Unternehmer nutzen die Möglichkeiten, die Amazon mit seinem Fulfillment- Programm FBA Anfängern und Profis im Onlinehandel bietet. Das Prinzip ist dabei fast schon zu einfach, um wahr zu sein: Ich lasse in China einfach irgendein Produkt herstellen, das direkt in ein Warenlager von Amazon geschickt und von dort durch Amazon verkauft und verschickt wird. Die Probleme bei der Umsatzsteuer werden einem in der ersten Euphorie noch nicht bewusst.
Amazon FBA und die Umsatzsteuer – Worum geht es?
Klar, man muss sich einen Gewerbeschein holen und ein bisschen auf Alibaba recherchieren, aber dann läuft das wie von selbst. Alle 14 Tage gibt’s Geld von Amazon und ruckzuck wird aus dem kleinen Zuverdienst ein echtes Einkommen. Der entspannte Weg zum Glück sozusagen.
Das ist natürlich nur die halbe Wahrheit. Bei jedem einzelnen Schritt gibt es jede Menge Dinge, die man falsch machen kann. Auswahl des Produkts, Verhandlung mit dem Lieferanten, rechtliche Bestimmungen bei der Einfuhr, unzureichende Produkteinführung bei Amazon etc.
In diesem Artikel soll es zunächst um ein paar steuerliche Probleme gehen, die sich beim Fulfilment by Amazon ergeben können.
Wenn man seine Waren selbst versendet, kann man bei der Umsatzsteuer nicht so viel verkehrt machen. Man macht seine monatlichen Voranmeldungen, gibt bei Umsätzen zu 19% ein, wie viel man verkauft hat, füllt dazu noch das Feld darunter aus, wenn man Waren mit reduziertem Mehrwertsteuersatz verkauft und bei “Vorsteuer aus Rechnungen anderer Unternehmen” was man an Umsatzsteuer für den Betrieb seines Unternehmens an andere Firmen gezahlt hat.
Wer aus China Ware importiert, gibt noch entstandene Einfuhrumsatzsteuer an und beim Handel auf Amazon fallen noch so genannte Reverse Charge- Steuern an, um die es an anderer Stelle geht. Kein Hexenwerk also.
Schickt man dagegen seinen Warenbestand an Amazon kann es schnell kompliziert werden. Amazon hätte nämlich gerne deine Erlaubnis, deine Waren auch in Polen und Tschechien lagern zu dürfen. Um dir die Entscheidung ein bisschen zu erleichtern, lockt Amazon mit deutlich niedrigeren FBA- Gebühren sowie mit kostenlosem Versand deiner Produkte an das FBA- Lager. Die Ersparnis, die sich hieraus ergibt, erreicht schnell den vierstelligen Bereich.
Hey, denkt man sich da vielleicht euphorisch, ist mir doch egal, wo Amazon meine Waren lagert. Die müssen es ja hin und herschicken.
Ganz so egal ist es natürlich nicht und darauf weist einen Amazon auch hin, denn wenn der eigene Warenbestand in einem anderen Land als Deutschland gelagert wird, muss man in dem Land Umsatzsteuer abführen- und um die Umsatzsteuer dort abführen zu können, muss man sich dort erst einmal umsatzsteuerlich registrieren lassen.
Neben dieser Entscheidung, vor der jeder FBA- Händler sehr schnell steht, entdeckt ihr vielleicht auch schnell die attraktiven Konditionen für andere als nur den deutschen Marktplatz. Vielleicht habt ihr ein Produkt, das sich auch in Frankreich, Italien, Großbritannien oder Spanien ganz gut verkaufen lassen würde und ihr überlegt, eure Produkte direkt in einem dieser Länder zu lagern, damit ihr dort das beliebte Prime- Logo bekommt. Oder ihr macht Nägel mit Köpfen und meldet euch gleich für das PAN EU- Programm an, mit dem ihr Amazon die Erlaubnis erteilt, eure Waren in jedem der genannten Länder zu lagern, je nach Verkaufsaussicht halt.
Mit seiner Gebührenanpassung im April 2018 hat Amazon seine Verkäufer wieder sanft in die gewünschte Richtung gedrängt, denn der Auslandsversand aus deutschen Amazon- Lagern, EFN – European Fulfillment Network – genannt, wurde empfindlich verteuert, so dass das PAN EU- Programm für Verkäufer attraktiver wird.
Die Umsatzaussichten hierbei sind natürlich verführerisch und so viel Aufwand kann das mit der Umsatzsteuer ja wohl auch nicht sein.
Unterstützt wird man bei diesen Überlegungen von Amazon selbst, die auch gleich ein paar Steuer- Dienstleister empfehlen, die einem den ganzen lästigen Papierkram abnehmen und immer wieder legt Amazon als Sonderangebot noch die Gebühren für die Umsatzsteuerservices für das erste Jahr obendrauf. Doch schauen wir uns zunächst einmal ein paar Hürden an, die bei der umsatzsteuerlichen Registrierung in den verschiedenen EU- Ländern auf euch warten.
Amazon FBA – Umsatzsteuerliche Registrierung Polen/Tschechien
Dabei sind die Anforderungen total unterschiedlich. In Frankreich zum Beispiel benötigt man nur seine Gewerbeanmeldung als Pdf und eine Vollmacht und in drei Wochen hat man seine Umsatzsteueridentifikationsnummer (wenn alles gut läuft).
Üblicherweise fängt man aber mit der Registrierung in Polen und Tschechien an, weil diese für deutsche Händler unmittelbare Vorteile mit sich bringt, nämlich 50 Cent weniger Fulfilment- Gebühr pro bestelltem Artikel und kostenloser Versand der eigenen Ware in das Amazon- Warenlager WRO2, von wo die deutsche Ware in Standardgröße nach Polen und Tschechien verteilt wird.
Zunächst braucht ihr für die Registrierung in Polen und Tschechien eure Gewerbeanmeldung im Original sowie amtliche Übersetzungen derselben.
Wichtig ist dabei, dass ihr für jedes Land ein Original benötigt; ihr könnt also nicht einfach eure Gewerbeanmeldung kopieren sondern müsst zum Gewerbeamt und euch eine Zweitschrift besorgen. Das merkt ihr hoffentlich noch, bevor ihr die Dokumente übersetzen lasst, denn ansonsten fallen für die Übersetzung doppelte Kosten an. Natürlich hat eine amtliche Abschrift ein anderes Datum als eure Erst- Gewerbeanmeldung. Es handelt sich dann schon nicht mehr um das übersetzte Dokument. Viele Finanzbeamte in Polen und Tschechien sprechen vielleicht gar nicht ausreichend Deutsch, um die Übersetzung prüfen zu können, aber wenn in der Übersetzung ein anderes Datum steht als im deutschen Original bzw. der Abschrift, erkennt das auch jeder monolinguale Finanzbeamte.
Da die ausländischen Finanzbehörden die Originaldokumente behalten, besorgt euch gleich zwei Abschriften, damit ihr einen Gewerbeschein bei euren Unterlagen behaltet. Die Gebühren hierfür sind mit ca. zehn Euro pro Zweitschrift eher Trinkgeld.
Anders sieht das schon bei den Übersetzungen aus, die von staatlich geprüften Übersetzern angefertigt und beurkundet werden müssen. Der erste Reflex, das einfach für ein paar Eurofuffzich von indischen Freelancern auf freelancer.de erledigen zu lassen, fällt also weg und man sollte dafür mindestens 250 Euro veranschlagen. Merkt man das mit dem Datum bei der Zweitschrift zu spät und hat zwei Mal denselben Gewerbeschein übersetzen lassen, kostet es noch mal ein bisschen was extra.
Desweiteren möchten beide Länder eine Bescheinigung darüber haben, dass man in Deutschland umsatzsteuerlich registriert ist. Hmm, denkt sich da der Steueranfänger, geht das nicht eigentlich aus der Umsatzsteueridentifikationsnummer hervor, die man ja üblicherweise von den deutschen Finanzbehörden nur zugeteilt bekommt, wenn man umsatzsteuerlich registriert ist.
Genau dieselbe Frage stellt einem dann auch der Obersteuersekretär vom zuständigen örtlichen Finanzamt und teilt einem lapidar mit, dass es ein entsprechendes Formular, wie für die Registrierung erforderlich, gar nicht gibt. So ist es mir jedenfalls ergangen und es hat mich eine Menge Überzeugungsarbeit gekostet, um schließlich dann doch noch ein Formular zu bekommen. Dieses war formlos ohne Unterschrift und maschinell erstellt, so dass ich guter Dinge war, dass ich zumindest dieses Schreiben einfach kopieren könnte. Denkste, auch hier wieder der Zwang zum Original und auch dieses Schreiben muss amtlich übersetzt werden. Also gleiches Problem, wenn man dasselbe Dokument mit demselben Datum schon hat übersetzen lassen…
Dann benötigt man für die Registrierung noch ein paar Erklärungen in polnischer bzw. tschechischer Sprache, eine Kopie seines Reisepasses und für CZ eine Rechnung für den ersten Verkauf, der aus Tschechien versendet wurde – wenn man denn schon mit dem Versand aus Tschechien oder Polen begonnen hat, bevor man sich umsatzsteuerlich registrieren lassen hat.
Für Polen muss man dann bereits zwei Registrierungsgebühren in polnischen Zloty bezahlen. Dazu benötigt man ein Konto, mit dem man Fremdwährungstransaktionen durchführen kann. Aber das gehört eher zu den kleineren Problemen. Wenn es ganz dumm läuft, ist man mit dem Zusammenstellen dieser Dokumente schon mal ein paar Wochen beschäftigt.
Wenn man sich übrigens in Spanien umsatzsteuerlich registrieren lassen möchte, muss man seine Gründungsdokumente sogar zunächst notariell beglaubigen und dann übersetzen lassen.
Was lernen wir daraus: Die EU mag eine Wirtschaftsunion sein, eine Steuerunion ist sie ganz sicher nicht. Und was lernen wir noch: So schön einfach, wie das in Amazons Werbung klingt mit der Registrierung ist es nicht und die Registrierung ist zwar in den Gebühren enthalten, aber eben nicht die Rennerei und die ganzen Zusatzkosten.
Amazons Geheimwaffe: Avalara
Nun wäre Amazon nicht Amazon, wenn sie nicht auch für dieses Problem eine Hilfestellung für ihre Verkäufer hätten. Amazon empfiehlt das Steuerbüro Avalara mit Sitz in London, die die Anmeldung sowie die monatlichen Steuervoranmeldungen für pauschal 400 Euro pro Jahr und Land durchführen sollen. Zwischenzeitlich hat Amazon weitere Steuerdienstleister an der Hand und ich weiß nicht, ob Avalara immer noch dazu gehört.
Wer von Amazon so ins Schaufenster gestellt wird und dann für diesen Preis arbeitet, der betreibt steuerliche Fließbandarbeit. Das ist einem bei Abschluss des Vertrages irgendwie auch klar, aber man lässt sich von dem Avalara- Werbespruch “Make tax less taxing” gerne so ein bisschen verführen und glaubt und hofft, dass die einem tatsächlich Arbeit abnehmen, damit man selbst mehr Zeit für sein eigentliches Geschäft hat.
Ich mache es kurz und schmerzlos: Bei der Beschaffung der erforderlichen Dokumente ist die Hilfestellung durch Avalara überschaubar. Sie stellen einem die Erklärungen in polnischer und tschechischer Sprache zur Verfügung und sagen einem, wenn etwas falsch gelaufen ist (wie bei den Originalen, die man für beide Länder benötigt). Empfehlungen oder Partner- Übersetzungsbüros? Fehlanzeige.
Dazu kommt, dass sehr schnell deutlich wird, dass man nicht der einzige Kunde dort ist; die Kontaktreaktionszeiten wachsen so schnell auf mehrere Tage bis zu einer Woche an. Der eigentliche Registrierungsprozess, also die Zeit, die vergeht, nachdem man endlich alle Dokumente beisammen hat, diese zu Avalara nach London geschickt hat, von wo aus diese dann nach Polen bzw. Tschechien zurückgeschickt werden, bis man denn endlich seine Registrierungsurkunde in den Händen hält, dauert dann noch mal vier (Polen) bis acht Wochen (Tschechien).
Nun ist es so, dass man von dem Tag der Lagerung in Polen/Tschechien an in diesen Ländern zu deren Steuersätzen umsatzsteuerpflichtig wird (Polen 23%, Tschechien 21%) für Bestellungen, die von dort aus versendet werden.
Natürlich ist es für Verkäufer trotzdem verführerisch, die finanziellen Vorteile der niedrigeren Gebühren schon mal mitzunehmen, obwohl der Registrierungsprozess vielleicht noch gar nicht abgeschlossen ist. Theoretisch ist das auch möglich und praktisch wird es von vielen Verkäufern auch gemacht; ggf. wird man eine Strafe für die verspätete Einreichung der Anmeldungen zahlen müssen. Tatsächlich ist jedoch dringend davon abzuraten. Vielmehr sollte man nicht nur die Registrierung abwarten sondern auch noch die darauffolgende Monatsfrist, bis man auf die Anwendung der Lieferschwelle verzichten und sich wieder der deutschen Umsatzsteuer unterwerfen kann.
Verzicht auf Anwendung der Lieferschwelle
Im internationalen Steuerrecht gilt, wie gesagt, grundsätzlich das Prinzip, dass man die Umsatzsteuer in dem Land bezahlt, in dem die Ware lagert und versendet wird, wenn der Kunde ein Verbraucher ist.
Erst wenn bestimmte Lieferschwellen erreicht sind, die für unterschiedliche Länder unterschiedlich hoch sind, wird man wieder in dem Bestimmungsland umsatzsteuerpflichtig. Für Deutschland beträgt die Lieferschwelle 100.000 Euro. Wird also aus Polen Ware für insgesamt 100.000 Euro nach Deutschland verschickt, bin ich ab Überschreiten dieser Schwelle in Deutschland umsatzsteuerpflichtig.
Man kann aber- und das ist der wichtigste Punkt- auch von vornherein auf die Anwendung dieser Lieferschwelle verzichten und sich gleich der deutschen Umsatzsteuer unterwerfen, was nicht nur eine Menge Aufwand erspart sondern auch bares Geld, da die Umsatzsteuer hier niedriger ist als in fast allen Ländern der EU. Die Frist, mit der man den Verzicht auf Anwendung der Lieferschwelle erklären kann, beträgt einen Monat. Ich muss also den ersten Monat nach Registrierung in Polen und Tschechien dort Umsatzsteuer abführen, bevor ich wieder ausschließlich in Deutschland Steuern zahlen kann.
Wichtig: Mit dem Verzicht auf die Anwendung der Lieferschwelle in Deutschland werden natürlich auch nur die Verkäufe der deutschen Umsatzsteuer unterworfen, die auch nach Deutschland geliefert werden. Verkäufe in andere Länder, wie Österreich, unterliegen weiterhin der polnischen Umsatzsteuer (bis ggf. die Lieferschwelle für Österreich (in diesem Fall 35.000 Euro) erreicht ist und ihr in Österreich umsatzsteuerpflichtig werdet.
Da, wie ich oben bereits erwähnt habe, die Registrierung in Polen schneller vonstatten geht als die in Tschechien, habe ich Avalara gebeten, doch bitte schon den Lieferschwellenverzicht für Polen fertig zu machen. Tatsächlich verschickt Amazon auch sehr viel mehr aus Polen als aus Tschechien und ist der Mehrwertsteuersatz dort mit 23% auch noch mal deutlich höher, so dass jeder Monat, den ich dort länger Umsatzsteuer zahlen muss, doppelt weh tut. Lapidare Antwort von Avalara: “Lieferschwellenverzicht für einzelne Länder wird von Avalara leider nicht unterstützt.”
Als ich dann endlich in beiden Ländern registriert war (inzwischen waren fünf Monate vergangen) habe ich also die Mehrwertsteuertransaktionsberichte aus dem Amazon Sellercentral zu Avalara geschickt und um eine Übersicht gebeten, wie hoch meine Umsatzsteuernachzahlungen für beide Länder sein werden. Ich wollte einschätzen können, ob meine Rücklagen ausreichend sein würden und ich eine größere Warenbestellung aufgeben könnte oder ob ich mehr Geld für die Steuerzahlungen benötigen würde.
Statt einer Antwort kam nach über einer Woche eine neue Liste mit “Hausaufgaben”: Unterlagen, die ich zu beschaffen habe, Tabellen, die ich ausfüllen soll und als Sahnebonbon Proforma- Rechnungen für alle Warenlieferungen nach Polen und Tschechien inclusive des wilden Hin und Her, das Amazon mit euren Produkten veranstaltet- inzwischen ein paar Hundert Sendungen. Und diese Unterlagen solle ich bitte schnell einreichen, da Avalara ansonsten keine Steuererklärungen erstellen könne und ich Strafzahlungen zu erwarten hätte.
Amazon FBA – Innergemeinschaftliche Lieferungen
Unter diesem schönen Begriff versteht man eine Lieferung eines Unternehmers an einen anderen Unternehmer in einem anderen Land der EU. Was das genau bedeutet, findet ihr in diesem Artikel über Innergemeinschaftliche Verbringungen heraus.
Hier nur der kurze Hinweis, das auch hier eine gefährliche Steuerfalle lauert, die einem Ärger bescheren kann, wann man schon in PL/CZ lagert, ohne dort eine Umsatzsteuer- Identifikationsnummer zu besitzen.
Amazon FBA – Avalara VAT Service ein Reinfall
Ich fasse also mal zusammen: Avalara hat im Großen und Ganzen zwei Briefe für mich verschickt, nämlich die Anmelde- Unterlagen nach Polen und Tschechien, die ich selbst in mühsamer Kleinarbeit zusammentragen musste. Auch die Steuermeldungen lässt sich Avalara häppchengerecht vorbereiten, so dass der Sachbearbeiter am Ende nur noch eine Zahl in den Online- Erfassungsbogen eingeben und auf Senden klicken muss.
Hilfestellungen beim Zusammenstellen der erforderlichen Unterlagen kommen verspätet und in Form von Textbausteinen. Rechnet man zu den Gebühren von Avalara (400 Euro pro Land und Jahr) den eigenen Aufwand hinzu, stellt sich die Frage, ob man nicht ein deutsches Steuerbüro mit der Handhabung der gesamten steuerlichen Angelegenheiten beauftragt, denn die deutschen Steuerangelegenheiten habe ich natürlich trotz Avalara weiterhin an der Backe.
Das schlimmste allerdings ist, dass Avalara personell offenbar gar nicht in der Lage ist, die Umsatzsteuervoranmeldungen für alle die Verkäufer, die ihnen Amazon in die Kartei spült, fristgemäß zu erstellen. Das hat bei mir dazu geführt, dass Avalara in einem Jahr genau eine einzige von 24 Voranmeldungen für mich erstellt hat – nämlich als ich von den polnischen Steuerbehörden per Einschreiben mit Fristsetzung dazu aufgefordert wurde.
Fortan war Avalara weder telefonisch noch per Mail zu erreichen. Die Hotline war monatelang tot und ich habe schließlich eine andere Agentur damit beauftragen müssen, den Schaden, den Avalara mit seiner Untätigkeit angerichtet hatte, wieder auszubügeln. Doppelte Kosten für die Agentur und mächtig Strafgelder für verspätete Einreichung von Voranmeldungen.
Ich bin schließlich bei einer Agentur gelandet, die nicht für 400 Euro pro Jahr und Land gearbeitet sondern die mich ungefähr 200 Euro im Monat gekostet hat – zusätzlich zu dem Geld, das Avalara im Voraus kassiert hatte. Als ich mich nach anderthalb Jahren wieder in Polen und Tschechien abgemeldet habe, hatte ich ca. 10.000 Euro für Steuerdienstleistungen und Strafgelder sowie Überweisungsgebühren etc. bezahlt.
Überweisungsgebühren können sich auch schnell aufsummieren, wenn man jeden Monat zwei Transaktionen in Fremdwährungen vornehmen muss. Dazu kommen noch eventuelle Währungsschwankungen, die die monatliche Steuerlast in Zloty und Tschechischen Kronen ebenfalls schwerer kalkulierbar machen.
Amazon FBA und die Umsatzsteuer – Fazit
Man darf sich nicht von der Werbung für Steuerdienstleistungen im Rahmen von Amazon FBA blenden lassen. Die 400 Euro bringen euch keinen Rundum- Sorglos- Service – selbst wenn es anders als bei Avalara alles glatt läuft. Die 50 Cent Ersparnis pro verkauftem Artikel wiegen die Zusatzkosten, den Zusatzaufwand und das Risiko ganz sicher nicht auf. Jeder sollte sich das vorher seriös durchrechnen und sich auch schon mal bei anderen Steuerdienstleistern erkundigen, was die denn so für die anfallenden Aufgaben nehmen. Am Ende haltet ihr den Kopf dafür hin, wenn bei der Steuer gemurkst wurde.
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